Smartes Büro: Vernetzte Gadgets für's Büro

Ein Büro, das mitdenkt. Das ist in Zeiten von künstlicher Intelligenz doch wohl nicht zu viel verlangt. Mitnichten. Denn der Markt steckt voller smarter Gadgets, die uns bei der Arbeit unterstützen wollen – ob im Homeoffice, unterwegs oder im Unternehmen. Sie vereinfachen Prozesse, steigern Konzentration und Kreativität oder sorgen dafür, dass wir die Gesundheit nicht aus den Augen verlieren.

Wie das alles gelingen soll? Ganz smart: Digitale Notizbücher ersetzen oder ergänzen den klassischen Papierstapel, vernetzte Whiteboards ermöglichen interaktive Meetings, und KI-Tools nehmen übernehmen lästige Routineaufgaben. Noch nicht effizient genug? Kein Problem: Intelligente Lampen lassen sich per Sprachbefehl steuern, vernetzte Laufbänder unterm Schreibtisch sorgen für gesundes Arbeiten, und clevere Apps halten die grauen Zellen beisammen. Die Zukunft des Büros ist also effizienter, vernetzter und nachhaltiger.

Flipchart hat ausgeblätter

Flipcharts sind wohl in den meisten Büros zu finden. Auf großen Papierbögen werden wichtige Ideen festgehalten, Ziele notiert und Diagramme veranschaulicht. Zur Mittagspause wird umgeblättert, und schon verschwindet das wertvolle Gedankengut. Wenn auch nicht ganz, denn wieder mal wurde der falsche Marker benutzt, sodass sich die Umsätze vom letzten Monat eindrucksvoll auf die nächsten sechs Seiten übertragen haben. Dass hier sowohl Effizienz als auch Nachhaltigkeit auf der Strecke bleiben, steht wohl in diesem Falle nicht auf einem anderen Blatt.

Doch natürlich gibt es längst innovative Lösungen, die Abhilfe schaffen. Digitale Whiteboards beziehungsweise Smartboards schicken den Blätterwald in Rente und warten stattdessen mit Touchscreen, interaktiven Features und cleverer Software auf. So hat beispielsweise das Samsung Flip Pro ein wahlweise 55 oder 65 Zoll großes Touch-Display, auf dem bis zu 20 Personen gleichzeitig arbeiten können. Außerdem liefert Samsung spezielle Holzstifte dazu, mit denen sich Inhalte auf die digitale Tafel bringen lassen – dabei hat man die Auswahl zwischen einem Stift- und einem Pinselmodus.

Die Vorteile der Arbeit damit sollen möglichst kurze Reaktionszeiten und ein ähnliches Schreibgefühl wie auf Papier sein. Natürlich kann man auch diverse Parameter wie Farben, Schriftstärken etc. anpassen. Wer sich verschrieben hat, kann die Eingabe mit dem Finger oder einer Handbewegung flugs korrigieren – eben so, wie an einem klassischen Whiteboard, nur ohne die bunten Hände zum Feierabend. Damit die Inhalte möglichst vielseitig genutzt werden können, ist das Gerät mit zahlreichen Ports und Schnittstellen ausgestattet – von HDMI über USB bis hin zu DisplayPort oder LAN. Auch Wireless Mirroring wird unterstützt. Dazu ist unter anderem AirPlay 2 integriert.

Als praktisch erweist sich das Feature SmartView+ vor allem in größeren Gruppen. Bis zu 50 kompatible Geräte können damit gleichzeitig verbunden werden. Die Multi-Screen-Ansicht auf dem großen Display gewährt derweil Einsicht auf bis zu vier Bildschirme. So kann man Präsentationen oder Ideen direkt mit dem Team teilen – und das Samsung Flip Pro ersetzt nicht nur das Whiteboard, sondern auch den Beamer.

Smarte Handschrift

Im modernen Büro gibt es immer häufiger digitale Lösungen für das handschriftliche Festhalten von Texten. Lamy bietet zum Beispiel spezielle Stifte für digitales Schreiben mit der Hand an, die die jahrzehntelange Expertise in Bezug auf klassische Schreibgeräte mit einem technologischen Ansatz zusammenbringen. Das Unternehmen hat Stifte im Portfolio, die speziell für die Nutzung mit dem Tablet ausgelegt sind. Der Lamy Safari Note+ ist bestmöglich aufs Schreiben, Malen und Zeichnen mit dem iPad vorbereitet. Für Android-Tablets gibt es ebenfalls eine Lösung. Wer ähnlich wie beim Moleskine Smart Writing Set sowohl analog als auch digital schreiben will, wird im Digital-Writing-Portfolio von Lamy ebenfalls fündig. Die Safari-Ncode-Produkte beamen uns direkt in die Schulzeit zurück, denn optisch hat sich der Stift nur wenig verändert und ähnelt noch immer den Lamy-Füllern aus der fünften Klasse.

Angenehmes Arbeitsambiente

Um produktiv zu sein, braucht es mehr als einen leistungsstarken Rechner. Auch die Arbeitsumgebung spielt eine große Rolle. Ein ergonomisches Umfeld, intelligente Beleuchtung und gute Luftqualität tragen dazu bei, dass Gesundheit und Wohlbefinden bei der Erledigung der täglichen Aufgaben nicht zu kurz kommen.

Die Wahl der passenden Beleuchtung hat beispielsweise Einfluss darauf, wie stark die Augen bei der Büroarbeit belastet werden und wie gut der Biorhythmus sich auf effizientes Arbeiten einstellen kann. Passt die Beleuchtung, sind wir weniger müde und konzentrierter. Smarte Schreibtischlampen wie die Xiaomi LED Desk Lamp 2 lassen sich für einen Zusatz an Komfort sogar ganz praktisch per Sprachassistent steuern. Wer also beim Arbeiten ein Spotlight braucht, um effizient zur Tat schreiten zu können, bittet Alexa oder den Google Assistant, das Licht einzuschalten. Das soll laut Hersteller besonders augenfreundlich sein, da die Desk Lamp nur auf die Arbeitsfläche strahlt und somit nicht blendet. Außerdem hat Xiaomi den Blaulichtanteil so gering gehalten, dass er weder die Augen belastet noch unseren Biorhythmus stört. Dank eines Farbwiedergabeindex von Ra95 glänzt die Leuchte mit sehr natürlicher Farbwiedergabe und flimmert nicht. So bleiben auch Kopfschmerzen aus.

Die Luftqualität trägt ebenfalls zur Konzentration und Produktivität bei. Ein zu hoher CO2-Gehalt im Raum macht müde und lässt die mentale Schärfe abstumpfen. Damit wir den grauen Zellen rechtzeitig Sauerstoff zuführen, bieten zum Beispiel Netatmo oder Air-Q Möglichkeiten, die Luftqualität auszuwerten. So schickt der smarte Raumluftsensor von Netatmo eine Benachrichtigung auf das Smartphone, sobald sich die Luftqualität verschlechtert hat. Dank dieses Features können wir das Fenster öffnen, bevor sich negative Auswirkungen bemerkbar machen.

Der dritte Baustein zum gesunden Arbeiten ist die Ergonomie beziehungsweise die regelmäßige Bewegung. Wer sich nicht gleich das Laufband unter den Tisch stellen möchte, hat noch andere Optionen, dem Körper etwas Gutes zu tun – selbstverständlich App-gesteuert. So lassen sich beispielsweise die Schreibtische von Linak per Bluetooth steuern. Dazu verbinden wir sie mit unserem Smartphone, und schon fahren wir die Platte fröhlich hoch und wieder herunter.

Außer der Möglichkeit, flexibel und unkompliziert zwischen einer sitzenden und einer stehenden Position zu wechseln, liefert die App noch weiteren Mehrwert für die Ergonomie: Sie speichert zum Beispiel die persönlichen Lieblingspositionen oder wertet die Sitz- und Stehzeiten aus. Weiterhin erinnert die App, die sowohl für iOS und Android als auch für den PC erhältlich ist, daran, sich regelmäßig zu erheben oder auch wieder einmal Platz zu nehmen. Der Sitz-Steh-Wechsel beugt nicht nur Durchblutungsstörungen vor, sondern unterstützt die Muskulatur sowie den Stoffwechsel und trägt im besten Fall noch zum Stressabbau bei.

Arbeitszeit: Erfasst!

Wer hat wie lange an welchem Projekt gearbeitet? Die Organisation von Teams ist nicht zuletzt durch Homeoffice oder Remote-Arbeitsplätze zur Pflichtübung in den Büros geworden. Die gute alte Stechuhr hat dabei längst ausgedient. Vielmehr nutzen wir smarte Tools, die die Zeiten digital erfassen und das Auswerten oder Abrechnen besonders leicht machen. Dabei kommen Apps zur Hilfe, die dafür sorgen, dass wir beim Erfassen der Zeit nicht unnötig viel davon verschwenden.

Lexware beispielsweise bietet eine App an, mit der sich die Arbeitszeiterfassung per Sprachbefehl steuern lässt. Auf Zuruf startet, pausiert oder beendet Alexa die Aufzeichnung. Sogar eine passende Konzentrationsmusik hat die App im sprachgesteuerten Portfolio. Vor Feierabend fragt die zuverlässige Kollegin auch noch, ob sie uns das Arbeitsprotokoll des Tages per Mail zukommen lassen soll. Zudem lassen sich Notizen zu den jeweiligen Zeiten hinterlegen oder die Wochenstunden ansagen.

Ein anderes System dafür, die Stunden nicht aus den Augen zu verlieren, bietet Timeular. Ein Würfel protokolliert die Aktivitäten des Arbeitstags. Hier ist der Würfel also im Sinne der Effizienz gefallen, denn um die Daten zu erfassen, muss er nur umgedreht werden. Die acht Seiten des kleinen Trackers werden dazu per App mit verschiedenen Aufgaben belegt. Alternativ können die Würfelseiten leer bleiben – in diesem Fall wählt man einfach in der App aus 1000 verschiedenen Aktivitäten diejenigen aus, denen man sich gerade arbeitsam gewidmet hat. Wer mag, kann die Seiten des Würfels mit Aufklebern oder einem Stift nach dem persönlichen Geschmack gestalten. Natürlich lässt sich die Produktivität anschließend auswerten. Um das System nutzen zu können, ist ein kostenpflichtiges Abo notwendig.

Kreativität auf Knopfdruck

Bei aller künstlicher Intelligenz, die die Arbeit jeden Tag begleitet: Das kreative Denken kann sie uns – zumindest im Moment – noch nicht abnehmen. Doch die zündende Idee, die vorher noch niemand hatte, oder der künstlerische Impuls, der die Welt verändern soll, lässt manchmal auf sich warten. Wenn Kreative einer Blockade gegenüberstehen, ist eine gute Inspiration gar nicht leicht zu finden. Doch auch dazu findet sich Hilfe in den App-Stores dieser Welt.

So gibt beispielsweise die App Brainsparker die kreativen Karten – zumindest, wenn wir iOS-User sind. Die App serviert Kartendecks, die kreative Denkprozesse im blockierten Hirn anstoßen sollen. Verschiedenste Zitate, Bilder, Fragen etc. sollen dabei helfen, neue Perspektiven einzunehmen und frische neuronale Verknüpfungen im Kopf entstehen zu lassen. Natürlich gibt es auch einen KI-Coach in der App, mit dem sich die Kreativität prompten lässt. Da beißt sich die Katze in den Schwanz.

Wer auf einem alten Bürostuhl kauert, noch mit einem analogen Kugelschreiber auf ein herkömmliches Blatt Papier schreibt oder ohne hirnstimulierende Musik durch den Alltag kommt, kann jetzt ausprobieren, wie gut die zahlreichen Gadgets und digitalen Tools zur Optimierung der Arbeit im Büro taugen.