Kaufmännische Software & Cloud-Dienste im Vergleich

In der Startphase eines Unternehmens konzentrieren sich Gründer häufig auf operative Geschäftstätigkeiten, während administrative Aufgaben in den Hintergrund rücken. Der Fokus liegt auf der Kommunikation mit Geschäftspartnern, während die Organisation der internen Prozesse vernachlässigt wird. Die provisorische Nutzung von Office-Programmen oder zufällig ausgewählter Software für Rechnungsstellung und Buchhaltung erweist sich langfristig als ineffizient. Eine strukturierte Arbeitsweise von Beginn an verhindert Mehraufwand und reduziert Fehlerquellen.

Kaufmännische Komplettpakete verbinden wichtige Bereiche wie Auftragsbearbeitung und Buchhaltung. Vom ersten Angebot bis zur Bezahlung entstehen transparente Prozesse. Daten werden nur einmal erfasst und mehrfach genutzt. Berichte und Dashboards bieten jederzeit einen Überblick über die Geschäftssituation, und Meldungen für das Finanzamt lassen sich auf Knopfdruck erstellen.

Grundsätzlich können dies alle kaufmännischen Lösungen – ob Cloud-Dienst oder Softwarepaket. Unterschiede liegen im Funktionsumfang und der Umsetzung der Prozesse. Um das passende Paket zu finden, sollte man aktuelle und zukünftige Anforderungen berücksichtigen. Anbieter und Software sollten genau geprüft werden, da ein späterer Wechsel oft aufwendig ist und Datenverluste drohen.

Während ein Kioskbetreiber keine Lohnabrechnung benötigt, ist dies für ein Tech-Start-up essenziell. Flexible, erweiterbare Lösungen sind sinnvoller als überdimensionierte Systeme. Wir haben vier klassische kaufmännische Lösungen und drei Cloud-Dienste getestet.

Hier unsere Kandidaten klassischer Software:

Platz 1: Lexware financial office 2025

Platz 2: Sage 50 Connect

Platz 3: WISO Mein Büro Desktop Basis

Platz 4: WISO EÜR+Kasse 2025

Cloud-Dienste im Vergleich

Cloud-Dienste sind im Detail oft weniger gut ausgestattet als klassische Software. Wer Funktionen wie Stücklisten oder Mindestbestellmengen benötigt, sucht manchmal vergebens. Dafür sind Cloud-Lösungen leichter zu bedienen und technisch moderner. Etwa, was den Einsatz künstlicher Intelligenz bei der Belegerkennung angeht. Gezahlt wird monatlich, bei kurzen Kündigungsfristen.

Hier unsere Kandidaten cloud-basierter Dienste:

Platz 1: Lexware Office XL

Platz 2: Sevdesk Buchhaltung

Platz 3: Papierkram M

Hier stehen Ihnen die Ergebnisse zum Download bereit:

Fazit

Für Anwender klassischer Desktop-Software bietet Lexware financial office 2025 eine hervorragende Lösung. Die ausgewogene Software überzeugt durch ihren umfassenden Funktionsumfang, der auch die Lohnabrechnung einschließt. Die durchdachte Anwenderunterstützung ermöglicht eine intuitive Handhabung. Als ebenbürtige Alternative erweist sich Sage 50 Connected, die besondere Stärken in der Auftragsbearbeitung und Systemintegration aufweist. Für Kleinstunternehmen und nebenberuflich Selbstständige empfiehlt sich WISO EÜR+Kasse 2025 als kostengünstige, benutzerfreundliche und zweckmäßige Option. Im Cloud-Segment überzeugt Lexware Office durch effizientes Belegmanagement und nutzerfreundliche Bedienung. Die Konkurrenten Sevdesk und Papierkram folgen jedoch dicht auf und bieten ebenfalls starke Funktionen. Während Sevdesk mit der optimalen Verwaltung wiederkehrender Belege glänzt, bietet Papierkram eine besonders ausgefeilte Projektverwaltung für Dienstleister und flexible Abrechnungsmöglichkeiten.

Testverfahren: Kaufmännische Lösungen

Getestet wurden kaufmännische Lösungen mit Auftragsbearbeitung sowie einer einfachen Gewinnermittlung (EÜR). Zusatzpunkte gibt es für Funktionen wie Bilanzierung, Kassenbuch, Online-Banking oder digitale Belegarchivierung. Ein weiterer wichtiger Aspekt waren Dashboards und Geschäftsberichte. Zudem haben wir Funktionen bewertet, die Zeit sparen, beispielsweise mobile Apps, künstliche Intelligenz (KI) oder die Erweiterung mit zusätzlichen Systemen – etwa für Lohnabrechnung oder Belegmanagement. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Benutzerfreundlichkeit: Zusätzliche Fachinformationen, eine selbsterklärende Bedienung und eine aktive Unterstützung erhöhen Effizienz und Sicherheit. Weil es bei einem Produktwechsel oft schwierig ist, alle Daten mitzunehmen, spielt auch eine Upgrade- Option auf größere Versionen eine Rolle.

Experten-Meinung: Björn Lorenz, Autor PCgo + PC Magazin

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung beendet eine lange Tradition und ist doch nichts Neues. Die Finanzbehörden akzeptieren sie bereits länger, und auch in den meisten Unternehmen ist sie längst angekommen, allein schon wegen der Effizienz- und Kostenvorteile. So fällt das Ende der Papierrechnung im Geschäft zwischen Unternehmen eher nüchtern aus. Die meisten Lösungen unterstützen die Funktion bereits und haben zum Stichtag nur schnell ein paar Lücken geschlossen. Ein Gimmick findet sich auf der Webseite von WISO Mein Büro: Hier kann man E-Rechnungen kostenlos erstellen und auslesen. Nicht jede Gesetzesinitiative löst Begeisterung aus. Bei der E-Rechnung ist es anders. Denn sie spart Geld, schont die Umwelt und vermeidet Fehler.